Weil wir es schon immer so gemacht haben…

Bei einem Notar beschrifteten die Assistentinnen jeweils die Dokumente. Dafür wurde eine ablösbare Adressetikette abgestempelt und auf die Unterlagen geklebt. Als wir nachgefragt haben, wieso dieser Prozess in dieser (unserer Meinung nach sehr umständlichen und aufwendigen) Form ausgeführt wird, war die Antwort „weil wir es schon immer so gemacht haben“. Warum nicht mit einer Vorlagen arbeiten und die Dokumente direkt bedrucken, oder mindestens die Adressetikette?

Noch ein Beispiel aus einem anderen Bereich: Der Anmeldeprozess und die Organisation von Schulungen oder Events unseres Kunden bedeutete viel Handarbeit für das Sekretariat. Die Anmeldungen mussten handschriftlich ausgefüllt und per Post retourniert werden. Klar, dass dadurch viele Rückfragen entstanden, schliesslich lassen sich Handschriften nicht immer eindeutig lesen. Nichts desto trotz wurde der Ablauf nie hinterfragt, und wieso? „Weil wir es schon immer so gemacht haben“.

Prozesse müssen dynamisch gelebt und laufend optimiert werden. Schliesslich sollen sie helfen, den Arbeitsalltag zu vereinfachen. Setzen Sie neue Technologien ein! Digitalisieren und automatisieren Sie Prozesse, bei welchen es sinnvoll ist. Nebst der Zeitersparnis sinkt bei automatisierten Prozessen zudem die Fehlerquote. Und Hand aufs Herz: Haben Sie nicht auch genug von Papierschlachten und bevorzugen eine einfache Landingpage, um sich beispielsweise für einen Event anzumelden? In gewissen Bereichen sind analoge Prozesse einfach nicht mehr zeitgemäss. Dies sind einfache Beispiele, die aber häufiger vorkommen, als wir glauben. Umso grösser ist danach die Wirkung der Prozessdigitalisierung. Gehen Sie einmal Ihre Prozesse durch. Gibt es allenfalls Abläufe, die Sie optimieren können? Sparen Sie bewusst produktive Arbeitszeit und setzen Sie Ihre Manpower für effektivere Arbeiten ein.